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TEMA: LABOR DEL SECRETARIO EN JUNTAS

 
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Autor Mensaje
Patricia_garcia01
Vecino
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Registrado: 08-10-2007
Mensajes: 134

MensajePublicado: 05-09-2015 16:22    Asunto: LABOR DEL SECRETARIO EN JUNTAS Responder citando

Buenas tardes,
Desearía saber si es labor del Secretario-Administrador comprobar que las autorizaciones de representación son correctas.
Por ejemplo :
1) si, en pisos indivisos, se reciben las autorizaciones de todos en debida forma (dar la representación a uno de ellos).
2) si se trata de una empresa, comprobar por lo menos una vez cuales son sus representantes.
3) si un firmante dice ser tutor legal de niños, comprobar por lo menos una vez su veracidad.
4) si se indica que la madre es mayor y no puede firmar, obtener por lo menos una vez un poder o justificante de médico.
5) si un representante acude a la junta con una autorización firmada por sí mismo, no se le permita, después de la votación, subir al piso para que la firme la madre.
6) si se ha comprobado firmas sospechosas de representados comparándolas con otros años. (Nuestra comunidad cuenta con un historial de fraude importante, habiéndose contado como votos a representantes firmando el boletín "p.o." e incluso de un propietario fallecido).

Si algunas de estas tareas NO son labor del secretario-Administrador ¿a quién entonces le corresponde realizarlas?

Por otra parte es bastante difícil tener tiempo para realizar esta labor justo antes de empezar la Junta General.
¿Se podría realizar posteriormente? ¿Qué pasaría entonces con la votación?

Gracias y saludos
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Dasime
Propietario
Propietario


Registrado: 13-05-2011
Mensajes: 1400
Ubicación: S/C de Tenerife

MensajePublicado: 06-09-2015 00:26    Asunto: Responder citando

como bien dices al final de tu articulo algunas cosas de las que propones son muy complicadas y en el momento de la juntas mas aun. Habría que exigirle al secretario que fuese un experto o perito en caligrafía para saber si se están produciendo fraude con las firmas. Es muy interesante lo que planteas pero a su vez muy complejo. De los ejemplos me atrevo a contestarte:

1) en pisos indivisos el secretario unicamente tiene que mirar que la persona que va a la reunion es copropietaria, no creo q sea su obligacion "investigar" se tiene las autorizaciones del resto de copropietarios.
2) lo mismo que en el punto 1
3) este punto no lo entendi ¿que se supone que el propietario del piso es un menor?
4) igual q en el punto 1
5) creo q es totalmente indiferente que el representante obtenga la autorizacion antes o despues de la reunion, lo importante es SI tiene o NO autorizacion, no si la tiene antes o despues.

Para el punto 6 lo que se me ocurre, si existe sospechas de fraude, es que una vez celebrada la reunion el secretario se ponga en contacto con el propietario para ver si realmente ha autorizado a determinada persona y en caso de que la citada autorizacion no se haya producido pues anular el voto.

Por otra parte el propietario tb debe manifestarse y una vez recibida el acta si ve que alguien ha usado su voto de forma fraudulenta pues deberia comunicarselo al secretario para que subsane el acta.

Resumiendo que si en una reunion aparece una persona con una representacion de un propietario, el secretario debe mantenerse totalmente neutro y no tiene xq desconfiar de esa persona ni tiene xq hacer labores de detective, al menos no por iniciativa propia.
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Patricia_garcia01
Vecino
Vecino


Registrado: 08-10-2007
Mensajes: 134

MensajePublicado: 06-09-2015 02:09    Asunto: Responder citando

Gracias Dasime por tu respuesta.

Entiendo lo que me dices, lo que sucede es que entonces, si no hay ningún rigor en una Comunidad que ya cuenta con un historial de fraudes, la puerta está abierta a todo tipo de abusos, especialmente cuando se votan temas de importancia....
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Dasime
Propietario
Propietario


Registrado: 13-05-2011
Mensajes: 1400
Ubicación: S/C de Tenerife

MensajePublicado: 06-09-2015 09:57    Asunto: Responder citando

la verdad que estaría bien saber de alguna comunidad que haya tenido ese problema y ver de que forma actuaron para resolverlo. También digo yo que los propietarios algo tendrán que ver en este asunto porque yo siendo propietario me entero que a una reunión a la que yo no he podido ir un vecino ha utilizado una autorización falsa y ha votado por mi, lo mínimo que debería hacer es ponerlo de manifiesto al secretario para que anule dicho voto por un lado y por otro lado ponerle una denuncia a la persona que ha cometido el fraude.

Al final tu preguntas ¿se podría realizar posteriormente? ¿que pasaría con la votación? sencillo, posteriormente, siempre que existan sospechas claro, se puede llamar al propietario y preguntarle si el realmente le ha dado la autorización a alguien y en caso contrario anular el voto y subsanar el acta. En el caso de sociedades, comunidad de bienes, herederos, lo veo mas complicado, xq no es lo mismo llamar a un propietario que a todos los socios de una sociedad o herederos de un difunto.
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Patricia_garcia01
Vecino
Vecino


Registrado: 08-10-2007
Mensajes: 134

MensajePublicado: 06-09-2015 14:52    Asunto: Responder citando

Hola,

Claro que tal vez depende de cada comunidad.
La nuestra es una urbanización cerca del mar con muchos muchos propietarios que aparecen sólo en verano o alquilan su piso. Es decir que no nos conocemos bien la mayoría y el secretario-administrador, que lleva sólo un año de antigüedad, menos aun. He observado que la mayoría de los propietarios no leen las actas y por lo tanto si se ha votado en su nombre o no.

Por otra parte, soy más bien de la opinión que las cosas se deben hacer de forma rigurosa sino ¿de qué sirven las leyes y reglamentaciones?. Por qué seguir estrictamente el cumplimiento de las mismas en unos casos y no en todos?

No me satisface que haya propietarios que puedan votar irregularmente y por lo tanto que los demas debamos conformarnos consintiendo cierto laxismo sólo porque esa revisión no sea la labor del Secretario-Administrador.
De alguién debe ser la labor o responsabilidad. Si no es de él, ¿de quién es entonces?

Saludos icon_wink.gif
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Ra07
Presidente
Presidente


Registrado: 16-12-2005
Mensajes: 10964

MensajePublicado: 07-09-2015 12:27    Asunto: Responder citando

Hola:

El problema no se soluciona en la Junta, sino mucho antes de ella.

Y corresponde realmente a los tres cargos, al Secretario, al Administrador, y en última instancia, a quien preside y por tanto debe garantizar la legalidad en la actuación de las Juntas, el Presidente.

Un buen Administrador, cuando accede por primera vez a la gestión de una Comunidad, sea "con un amplio historial de fraude" o sin él, debe empezar por el principio, recabar los datos de titularidad y representación de todos y cada uno de los inmuebles, es decir, realizar las gestiones necesarias para certificar dichas titularidades, y crear el obligatorio Registro del Listado de datos personales, completar un censo de la Comunidad, bien sea por Notas simples, requerimientos al propietario, o distribución y recogida de impresos.

Una compleja distribución de la Comunidad, o como dices un historial de fraude, puede reconducirse tanto desde un principio como a posteriori cuando se detectan los problemas, exigiendo bajo firma de una circular cumplimentada a todos y cada uno de los propietarios la comunicación que les imponen los Art. 15, 1º, en cuanto al representante de los proindivisos, y posteriormente los apartados h) e i) del Art 9 en cuanto a sucesivos cambios en la titularidad del inmueble.

Una vez realizada esa gestión, el Secretario y el Administrador tienen en sus manos la herramienta necesaria para asesorar correctamente al Presidente al inicio de cada Junta respecto de la legitimación o no de los asistentes.

Realmente es muy sencillo, sólo tenemos que tener un buen conocimiento de los resortes legales, que están ahí para regular estas situaciones.

Ahora bien, con esos datos de los propietarios en la mano.... ¿nos ponemos estrictos?

En mi opinión puramente legal, deberíamos.

En mi experiencia personal, no se puede o resulta muy difícil en el normal desenvolvimiento de la gran mayoría de las Juntas de Propietarios que se celebran.

Es muy común y aceptable que subsidiariamente al parecer del Presidente y Administrador, sean los propios reunidos legítimos los que podrían decidir, al inicio de cada Junta, si una pretendida representación debe ser aceptada o no en función del suficiente conocimientos previo de la voluntad del representado.

Y es que no es lo mismo para determinada Junta aceptar verbalmente la participación puntual del marido en un piso indiviso en el cual viven ambos cuando siempre había acudido su esposa, que aceptar la de un sobrino desconocido, o la representación indocumentada de una empresa con alta cuota en la comunidad.

Por experiencia, en estos casos de representación dudosa o no suficientemente documentada, por parte del Presidente o del Administrador se informa de la legitimación estrictamente legal, y los reunidos legítimos deciden si la permiten, en mi opinión por unanimidad, si uno sólo no acepta, la representación deberá ser rechazada y no podría participar en la Junta.

Estos hechos los considero relevantes por la posibilidad de posteriores impugnaciones, y por tanto, deben ser reflejados en el Acta.

Por tanto, la solución común a todos los problemas que enumeras es la aplicación de la Ley, la obtención del Listado que debe controlar la asistencia a Juntas.

Saludos.
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